为了确保企业财务信息的安全性、完整性和可追溯性，规范财务档案的管理工作，特制定本办法。本办法适用于公司及下属各分支机构对财务档案的收集、整理、保管、利用和销毁等全过程的管理。

一、财务档案的定义与范围

财务档案是指企业在经营过程中形成的具有保存价值的各种会计凭证、账簿、报表以及其他相关文件资料。具体包括但不限于以下

- 原始凭证（如发票、收据等）

- 记账凭证

- 总分类账与明细分类账

- 财务报表（资产负债表、利润表等）

- 税务申报资料

- 其他与财务管理相关的文档

二、财务档案的归档流程

1. 收集：各部门应在每月末将当月产生的财务资料及时提交至财务部门。财务人员需对提交的资料进行初步审核，确保其真实性、准确性和完整性。

2. 整理：财务人员应对收集到的资料按照类别和时间顺序进行分类整理，并编制目录清单便于日后查阅。

3. 归档：整理完毕后的财务档案应按规定的格式装订成册，并注明封面信息（如名称、编号、日期等），然后移交档案管理部门统一存放。

三、财务档案的保管要求

1. 安全性：财务档案必须存放在专门设置的安全柜或保险箱内，避免遭受火灾、水灾等自然灾害的影响；同时也要防止被盗取或篡改。

2. 保密性：未经批准任何人不得擅自查阅或复制财务档案。如确需查阅时，须经主管领导同意后方可办理手续，并做好登记记录。

3. 定期检查：每年至少一次由专人负责对所有财务档案进行全面清点核查，发现问题立即采取措施予以解决。

四、财务档案的使用权限

1. 内部员工因工作需要查阅财务档案时，需填写《财务档案查阅申请表》，并获得相应级别的审批；

2. 外部单位若要查询本公司财务档案，则必须出具正式函件并得到最高管理层的认可；

3. 对于已经过期且不再具备保存价值的财务档案，在履行必要的审批程序之后可以按规定程序予以销毁。

五、附则

本办法自发布之日起施行，解释权归公司财务部所有。随着业务发展和技术进步，公司将适时修订和完善本办法的相关条款以适应新的情况变化。希望全体员工能够严格遵守上述规定，共同维护好公司的合法权益不受侵害。