在日常的工作和生活中，我们常常会遇到需要向上级或相关部门说明某种情况的时候。这时，一份清晰、规范的情况说明书就显得尤为重要。它不仅能够帮助接收方快速了解事情的来龙去脉，还能体现出撰写者的逻辑性和专业性。下面，我们就来探讨一下情况说明书的基本格式以及一些实用的范文。

情况说明书的基本结构

1. 明确表明文件性质，如“关于XX问题的情况说明书”。

2. 开头部分：简要介绍背景信息，包括事件发生的时间、地点、涉及的主要人员等基本信息。

3. 主体部分：详细描述事件的具体情况，包括起因、经过、结果等。这部分是整个说明书的核心内容，要求条理清晰、事实准确。

4. 结尾部分：总结说明，并提出希望或建议。如果有必要，还可以附上相关的证明材料或数据支持。

5. 署名与日期：写明撰写人姓名、单位名称及具体日期。

示例范文

关于XX项目延期交付的情况说明书

尊敬的领导：

您好！

现就我司负责的XX项目延期交付一事向您作如下说明：

一、基本情况

该项目原计划于2023年X月X日完成交付，但由于外部环境变化和技术难题未能如期完工。截至目前，实际完成进度为XX%。

二、原因分析

1. 外部因素：受不可抗力影响，供应链中断导致关键部件无法按时到货。

2. 内部因素：技术团队在开发过程中遇到了新的挑战，需额外时间进行调试优化。

三、应对措施

针对上述问题，我们已采取以下措施：

- 积极寻找替代供应商以确保物料供应；

- 加强内部沟通协调，加快问题解决速度；

- 调整工作计划，合理分配资源，争取早日完成任务。

四、后续展望

预计可在2023年X月X日前完成剩余工作并提交最终成果。我们将持续关注项目进展，及时向贵方汇报最新动态。

特此报告，请审阅！

附件：相关会议纪要、沟通记录等

撰写人：XXX

单位名称：XXXX有限公司

日期：2023年X月X日

以上仅为一个简单的模板示例，在实际应用中还需根据具体情况灵活调整内容和格式。希望这份指南能对大家有所帮助！