为规范公司内部档案管理，提高档案利用效率，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，根据国家相关法律法规及企业实际运营需要，特制定本制度。

一、总则

1. 本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖各类文书、合同、财务、人事、项目等档案资料的归档、保管、调阅、销毁等工作。

2. 档案管理工作应遵循统一管理、分级负责、安全保密、方便使用的原则。

3. 公司设立档案管理部门或指定专人负责档案的日常管理和监督工作。

二、档案分类与归档

1. 档案分为文书档案、合同档案、人事档案、财务档案、项目档案等类别。

2. 各类档案应按照形成时间、内容性质、重要程度进行分类整理，并建立目录索引。

3. 所有文件资料在处理完毕后，应在规定时间内移交至档案管理部门，不得私自保存或随意丢弃。

三、档案保管与安全

1. 档案应存放在专用档案室或保险柜中，保持适宜的温湿度，防止虫蛀、霉变、损坏。

2. 档案管理人员应定期检查档案状况，发现异常应及时处理并上报。

3. 涉及公司机密或敏感信息的档案应严格控制查阅权限，未经批准不得外借或复制。

四、档案调阅与使用

1. 员工因工作需要调阅档案，须填写《档案调阅申请表》，经部门负责人审批后方可办理。

2. 外部单位或个人如需查阅公司档案，必须出具正式函件，并经公司主管领导批准。

3. 档案调阅应做好登记，注明调阅人、时间、用途及归还情况，确保档案流转可追溯。

五、档案销毁与移交

1. 对于超过保存期限、无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁建议，报公司领导审批后执行。

2. 档案销毁应由两人以上在场监督，确保信息彻底清除，防止泄露。

3. 档案移交时应办理交接手续，明确交接内容、数量及责任归属。

六、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司档案管理部门负责解释和修订。

2. 各部门应结合实际情况，制定相应的实施细则，确保制度落实到位。

3. 对违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应处理，构成违法的将依法追究法律责任。

通过建立健全的档案管理制度，有助于提升公司整体管理水平，保障各项业务工作的有序开展，也为企业发展提供坚实的信息支持。